ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย กรณีขออนุมัติใช้แบบรายงานสรุปการจ่ายสิทธิประโยชน์ และยอดหักภาษี ณ ที่จ่าย แทนหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่สูญหายไป

บริษัท T (T) ขออนุมัติใช้แบบรายงานสรุปการจ่ายสิทธิประโยชน์ และยอดหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อใช้แทนหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่สูญหายไป โดยชี้แจงว่า T ในฐานะนายทะเบียนหลักทรัพย์ ได้รับมอบหมายจากบริษัทผู้ออกหลักทรัพย์ ให้เป็นผู้ดำเนินการออกหลักฐานการจ่ายเช็ค เงินปันผล ดอกเบี้ยและสิทธิอื่นใดที่เป็นตัวเงิน (ผลประโยชน์) พร้อมทั้งจัดพิมพ์หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้แก่ผู้ถือหลักทรัพย์ เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นแบบแสดงรายการเพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ซึ่ง T จะออกหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้แก่ผู้ถือหลักทรัพย์ทุกครั้งที่มีการจ่ายผลประโยชน์ เนื่องจากมีผู้ถือหลักทรัพย์เป็นจำนวนมากที่ถือครองหลักทรัพย์มากกว่า 1 หลักทรัพย์ และบางหลักทรัพย์ก็มีการจ่ายผลประโยชน์มากกว่าหนึ่งครั้งต่อปี ได้ทำเอกสารหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ T ออกให้สูญหาย เป็นเหตุให้ต้องจัดทำเอกสารให้ใหม่ ซึ่งเป็นภาระในการจัดพิมพ์ ประกอบกับการขอคืนภาษีอากรนั้น ผู้ถือหลักทรัพย์สามารถดำเนินการได้ภายใน 3 ปี จึงเป็นภาระของผู้ถือหลักทรัพย์ที่จะต้องจัดเตรียมเอกสารหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นจำนวนหลายฉบับ ด้วยเหตุดังกล่าว T จึงขออนุมัติใช้แบบหนังสือซึ่งจะมีลักษณะเป็นรายงานสรุปภาพรวมรายการการจ่ายสิทธิประโยชน์และยอดหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นรายปีตามที่ได้ส่งมาประกอบการพิจารณา เพื่อให้สามารถใช้แทนหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้ อันจะเป็นการช่วยลดภาระของผู้มีเงินได้และลดต้นทุนในการจัดพิมพ์เอกสารเพื่อสนับสนุนโครงการลดการใช้กระดาษ ทั้งนี้ T ไม่ได้ขอยกเลิกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ T ได้ออกให้แก่ผู้ถือหลักทรัพย์อยู่ในปัจจุบันนี้แต่อย่างใด

ตามมาตรา 50 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ได้หักไว้แล้วในปีภาษี ให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายสองฉบับ มีข้อความตรงกัน ซึ่งข้อ 2 ของประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 62) เรื่อง กำหนดแบบหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ลงวันที่ 15 มีนาคม พ.ศ. 2539 ได้กำหนดว่า หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ผู้จ่ายมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย สองฉบับมีข้อความตรงกันนั้น ต้องมีข้อความด้านบนแต่ละฉบับดังนี้

(1) ฉบับที่ 1 มีข้อความว่า "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ใช้แนบพร้อมกับแบบแสดงรายการ"

(2) ฉบับที่ 2 มีข้อความว่า "สำหรับผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย เก็บไว้เป็นหลักฐาน"

และผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องจัดทำสำเนาคู่ฉบับไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับออกใบแทนในกรณีที่หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่ออกให้แก่ผู้ถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้วแต่ชำรุด สูญหาย โดยการออกใบแทนให้ใช้วิธีถ่ายเอกสารหรือพิมพ์เอกสารจากเครื่องคอมพิวเตอร์ในกรณีจัดทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และมีข้อความว่า "ใบแทน" ไว้ที่ด้านบนของเอกสารซึ่งผู้มีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ต้องลงลายมือชื่อรับรองด้วยดังนั้น กรณี T ขออนุมัติใช้แบบหนังสือที่มีลักษณะเป็นรายงานสรุปภาพรวมรายการการจ่ายสิทธิประโยชน์และยอดหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นรายปีตามที่ได้ส่งมาประกอบการพิจารณา เพื่อให้สามารถใช้แทนหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ T เคยออกให้แก่ผู้ถือหลักทรัพย์ แต่ได้สูญหายไปนั้น จึงไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายได้กำหนดไว้ ด้วยเหตุดังกล่าว T จึงไม่อาจกระทำได้